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关于加强律师事务所法律档案管理的几点思考

TIME:2017-11-16 22:29 | VIEWS:

  摘要律师事务所法律档案是律师事务所在进行法律活动中形成的,记载其法律业务的过程等方面的资料。本文从律师事务所法律档案的特点,加强档案管理的必要性和措施三方面进行了探究。


  法律档案,是记录和反映律师事务所法律业务的重要史料和证据,主要是指法律合同、委托书、法律活动财务凭证、当事人授权委托书和法律人才库等法律专业材料。它是律师事务所档案的重要组成部分,反映律师事务所运营情况的重要指标之一。随着律师事务所规模的不断扩大,法律档案的内容和范围也在进一步扩大,要求更加严格,如何加强管理是急待解决的重要课题。


  一、律师事务所法律档案的特点


  (一)专业性强


  律师事务所法律档案是各律师事务所必备的材料之一,是与律师事务所的经营活动紧密相关。其内容直接反映了律师事务所各项法律业务,具有较强的专业性。


  (二)覆盖面广


  只要有法律业务就会包括签订委托合同,当事人出具授权委托书,这些都是形成律师事务所法律档案的原资料。


  (三)信息量大


  法律档案在形成的过程中,主要是对法律活动及其相关业务的记录和描述,以此反映法律活动的具体进行情况。主要包括以下内容:(1)法律活动的类别,名称;(2)法律活动当事人和承办律师的基本情况;(3)合同委托书复印件;(4)授权委托书的复印件;(5)案件的基本情况;(6)诉讼活动进行的主要情况等。


  二、加强律师事务所法律档案管理的必要性


  我国的律师事务所数量逐年成上升趋势,司法部在有关法规文件中对律师事务所法律文件进行了备案管理的规定,但在实际中发现各律师事务所未按规定执行的情况比较普遍,一些律师事务所由于没有专门的档案管理部门和专职人员,造成由律师各自为营管理,不能统一将档案纳入管理的情况繁多。在法律活动结束以后,一些律师也不向律师事务所送交有关材料,这些监管上的缺失,极易出现部分律师避开律师事务所暗箱操作,人为破坏档案,给律师事务所的声誉带来一定的负面影响。完整的保存法律档案,可以为法律活动的数据分析,总结经验教训、处理法律纠纷、制定相关规章提供客观依据,又是监督、检查法律活动的重要工具。


  三、加强律师事务所法律档案管理的措施


  (一)组织培训,提高法律档案管理人员的素质


  目前,部分律师事务所和律师事务所负责人对档案管理不够重视,“一诉了之”现象普遍,法律档案管理人员的知识水平和业务能力素质相对不高,相关知识面较窄,在一定程度上影响了法律档案作用的发挥。为此各级司法局要采取各种措施和形式督促各律师事务所提高法律档案管理人员的政治素质和业务技能,切实把法律档案管好、用好。


  (二)遵循要求,建立律师事务所法律档案管理制度


  一是形成单独的归档制度。各项法律业务结束后,其形成的各项法律事务结束后,其形成的一整套法律档案文件,必须及时、完整地移交给专职法律档案管理部门进行统一立卷、归档、造册,并与其他日常公务档案分开归档管理。二是建立单独的查阅制度。一般情况下,法律档案不得随意借出。如有特殊需要,必须规定借阅时限并办理查阅登记手续,在登记簿上注明查阅人的姓名、单位或部门、查阅时间、内容,报经领导批准同意后才能办理。查阅人如需要复印档案,必须报领导批准同意后,由档案管理人员复印,并在登记簿上注明复印内容及档案的具体卷号、页数,以保证法律档案的完整性、安全性。


  (三)严格规范,做好律师事务所法律档案的保管工作


  法律活动结束后,并不意味着法律行的完全终止。因为法律活动出现问题往往具有滞后性,解决问题的途径、方式也不确定,为了有效解决这些问题,保存法律文件是最有力的直接证据。因此,必须采取必要的保护措施,规范保管法律档案。首先,要严格执行安全和保密制度。安全,是指法律档案完好无缺,做到不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀等。安全制度,包括法律档案的保存、保护责任制以及检查、监督等方面的制度。保密,是指法律档案的信息不能超过规定传递的范围。保密制度,包括接受法律档案信息的范围、对象,利用法律档案时保密的程序、方法以及各环节保密的责任等。其次,要严格执行检查、保管制度。要有专人负责保管法律档案,有关单位、人员要定期不定期地检查法律档案的保存情况,严格按规定的程序、技术方法处理档案保存中的问题。


  (四)严守秘密,依法做好法律档案的销毁工作


  律师事务所法律档案在保管了法定期限后,可以送到保密纸回收点实施销毁。法律档案的销毁必须做到以下4点:一是本单位档案管理部门会同财务部门提出销毁意见,编制法律档案销毁清册,列明销毁法律档案的名称、卷号、册数、起至年度和档案编号、应保存期限、已保存期限、销毁地点和时间等内容。二是单位负责人分别在法律档案和法律档案销毁清册上签署意见。三是本单位在销毁法律档案时,必须由律师事务所主管部门、法律档案管理部门、财务部门、审计部门共同派员现场监销。四是监销人员在销毁法律档案前必须对销毁清册逐一核对。销毁后,应当在销毁清册上签名,井将监销情况报告本单位负责人。